Đây là SOP chi tiết đi kèm bài viết Kiểm soát chi phí thi công trong DN dịch vụ xây dựng: từ dự toán đến thực chi — dùng cho PM/Giám sát, QS, Kế toán và CEO/BOD.
1. Tên SOP
SOP-DVXD-06 — Theo dõi lãi lỗ theo hợp đồng (ngành dịch vụ xây dựng)
2. Mục đích
Phân bổ chi phí nhân sự, chuyên gia, đi lại, thầu ngoài theo hợp đồng để biết hợp đồng nào thật sự có lãi, hỗ trợ quyết định năng lực.
3. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho việc phân bổ chi phí và tính lãi lỗ theo từng hợp đồng dịch vụ.
4. Thuật ngữ và định nghĩa
5. Vai trò tham gia
6. Ma trận RACI
R = Responsible · A = Accountable · C = Consulted · I = Informed
7. Dữ liệu đầu vào
- Yêu cầu và hợp đồng dịch vụ.
- Dự toán và định mức giờ công.
- Timesheet và nhật ký hiện trường.
- Chi phí nhân sự, đi lại, thầu ngoài.
8. Quy trình từng bước
Bước 1 — Xác định yêu cầu. Tiếp nhận yêu cầu khách hàng, làm rõ mục tiêu và ràng buộc.
Bước 2 — Lập kế hoạch và dự toán. Phân rã công việc, lập dự toán giờ công và chi phí.
Bước 3 — Phân công và thực hiện. Phân bổ nguồn lực, ghi nhận timesheet và nhật ký.
Bước 4 — Theo dõi và giám sát. Cập nhật tiến độ, xử lý vấn đề phát sinh.
Bước 5 — Nghiệm thu và lập hóa đơn. Xác nhận đầu ra, lập hồ sơ nghiệm thu, xuất hóa đơn.
Bước 6 — Phân bổ chi phí và tính lãi lỗ. Phân bổ chi phí theo hợp đồng, tính lãi lỗ.
9. Điểm kiểm soát và điều kiện phê duyệt
10. Ngoại lệ và cách xử lý
- Phát sinh ngoài phạm vi: Lập biên bản phát sinh, báo giá bổ sung, xin phê duyệt trước khi làm.
- Thiếu nguồn lực: Báo ban điều hành điều phối, ghi nhận vào nhật ký.
- Khách thay đổi yêu cầu: Cập nhật phạm vi, điều chỉnh kế hoạch và dự toán.
11. KPI cần theo dõi
Các mức KPI dưới đây là mục tiêu tham khảo, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo quy mô.
12. Hồ sơ và biểu mẫu liên quan
- Hợp đồng và phụ lục dịch vụ.
- Dự toán và kế hoạch giờ công.
- Timesheet và nhật ký hiện trường.
- Biên bản nghiệm thu.
- Bảng phân bổ chi phí và lãi lỗ hợp đồng.
(Chi tiết từng biểu mẫu xem trong Bộ công cụ theo dõi lãi lỗ theo hợp đồng.)
13. Đầu ra và tiêu chí hoàn thành
- Mọi hợp đồng có phạm vi rõ ràng.
- Nguồn lực được phân bổ không trùng lịch.
- Timesheet đầy đủ và đúng giờ.
- Hồ sơ nghiệm thu hoàn chỉnh, xuất hóa đơn đúng hạn.
- Lãi lỗ từng hợp đồng được tính rõ.
14. Ví dụ thực tế
Ví dụ minh họa mang tính mô phỏng.
Công ty giám sát nhận hợp đồng giám sát dự án 6 tháng. Nhờ SOP, PM xác định rõ phạm vi (giám sát kết cấu, cơ điện), giới hạn (không bao gồm thiết kế), phân công 2 kỹ sư không trùng lịch, ghi timesheet đầy đủ. Đến nghiệm thu, hồ sơ đủ bằng chứng, xuất hóa đơn đúng hạn, lãi lỗ hợp đồng tính rõ là có lãi 18%.
15. Checklist áp dụng nhanh
- [ ] Hợp đồng có phạm vi, đầu ra, giới hạn rõ.
- [ ] Nguồn lực phân bổ không trùng lịch.
- [ ] Timesheet ghi đầy đủ, đúng hạn.
- [ ] Nhật ký hiện trường cập nhật kịp thời.
- [ ] Hồ sơ nghiệm thu hoàn chỉnh.
- [ ] Lãi lỗ từng hợp đồng được tính rõ.
Xem thêm: Bộ công cụ theo dõi lãi lỗ theo hợp đồng.