Mua hàng phân phối khác mua hàng sản xuất ở điểm nào
Doanh nghiệp phân phối thường đặt hàng số lượng lớn theo dự báo nhu cầu của mạng lưới đại lý cấp dưới, không phải theo đơn hàng cụ thể của một khách hàng đơn lẻ — nghĩa là sai số dự báo ảnh hưởng trực tiếp đến tồn kho tồn đọng hoặc thiếu hàng trên diện rộng. Với hàng nhập khẩu, quy trình còn kéo dài thêm qua khâu thông quan, khiến thời gian từ đặt hàng đến có hàng bán thường tính bằng tuần thay vì ngày.
Quy trình PO — theo dõi lô hàng — thông quan — nhập kho
- Đặt hàng (PO): dựa trên dự báo nhu cầu theo khu vực/đại lý, không chỉ theo tồn kho hiện tại tại kho trung tâm.
- Theo dõi lô hàng: với hàng nhập khẩu, cần theo dõi trạng thái vận chuyển quốc tế (đã xuất cảng, đang trên biển/máy bay, đã đến cảng) để chủ động thông báo cho các đại lý về thời gian có hàng.
- Thông quan: chi phí thông quan, thuế nhập khẩu cần được ghi nhận và phân bổ đúng vào giá vốn lô hàng — không tính gộp mơ hồ vào chi phí chung.
- Nhập kho: đối chiếu số lượng thực nhận với PO và tờ khai hải quan trước khi ghi nhận tồn kho khả dụng.
Quản lý tỷ giá và chi phí nhập khẩu vào giá vốn
Khi thanh toán nhà cung cấp nước ngoài bằng ngoại tệ, biến động tỷ giá giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm thanh toán có thể ảnh hưởng đáng kể đến giá vốn thực tế. Nếu không cập nhật tỷ giá thực tế vào giá vốn từng lô hàng mà dùng tỷ giá cố định ước tính, báo cáo lãi gộp theo sản phẩm sẽ sai lệch, đặc biệt trong giai đoạn tỷ giá biến động mạnh.
Đánh giá nhà cung cấp theo tiến độ giao hàng
Với mô hình phân phối, một nhà cung cấp giao trễ không chỉ ảnh hưởng một đơn hàng mà kéo theo tình trạng thiếu hàng trên toàn mạng lưới đại lý cấp dưới. Cần có bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp theo tiến độ giao hàng thực tế so với cam kết, không chỉ dựa vào giá mua, để chủ động tìm nhà cung cấp thay thế cho các mặt hàng có lịch sử giao trễ thường xuyên.